Zarządzanie Częściami Zamiennymi

Wpisując w popularną przeglądarkę internetową hasło zarządzanie częściami zamiennymi jako odpowiedź uzyskujemy 1 790 000 wyników. Przy takiej ilości nie jesteśmy w stanie przejrzeć wszystkich wyników, ale na te, które przeglądniemy, możemy poświęcić bardzo dużą ilość czasu i tak naprawdę niczego z tego nie wyciągnąć.

Zastanawiałem się, co potencjalny internauta chce uzyskać jako odpowiedź na swoje zapytanie? Czego tak naprawdę szuka? Czy odpowiedzi jak zarządzać częściami zamiennymi? Jakie są szkolenia zarządzania częściami zamiennymi? Czy też w jaki sposób zredukować koszty części zamiennych? Pewnie wszystkiego po trosze…

Chciałbym tym artykułem ustosunkować się do tych pytań. Poniżej postaram się udzielić odpowiedzi takich, jakich sam bym oczekiwał, szukając informacji na temat zarządzania częściami zamiennymi.

Mówiąc o zarządzaniu częściami zamiennymi chciałbym przytoczyć kilka definicji z tym zagadnieniem związanych:

Zapasy – materiały i części zamienne trzymane w celu użycia w przyszłości bez konkretnej wiedzy kiedy i gdzie te materiały i części będą zużyte
Czas dostawy (Lead Time) – mierzony od momentu osiągnięcia punktu ROP aż po fizyczne uzupełnienie zapasów
Materiały – wszystkie rzeczy zakupione w celu użycia w produkcji i projektach inżynieryjnych
Max – w pewnych systemach jest to używane do określenia ilość uzupełnienia, kiedy poziom minimalny jest osiągnięty
MIN – w pewnych systemach jest to równoznaczne z zapasem bezpieczeństwa, jak i punktem ponownego zamówienia
Punkt Ponownego Zamówienia (ROP) – reorder point jest to punkt, w którym uruchamiana jest procedura ponownego zamówienia zapasów
Ekonomiczna Ilość Zamówienia (EOQ) – ilość zamawianych materiałów/części, gdy ROP jest osiągnięty
Poziom Bezpieczeństwa – dodatkowy zasób towarów utrzymywanych w celu zabezpieczenia się przed nieprzewidzianymi zmianami poziomu popytu lub czasu realizacji zamówień
SKU – jednostka trzymania zapasu; odnosi się do poszczególnych pozycji zapasów (stocking keeping unit)
Rotacja zapasów – teoretycznie liczba w ciągu roku, w którym dochodzi do całkowitego ponownego zakupu części. Im wyższa, tym lepsza.
Magazyn – obszar magazynowania zapasów
Kapitał obrotowy – pieniądze zainwestowane w zapasy

Tyle jeżeli chodzi o definicje. W dalszej części będę posługiwał się wyżej objaśnionymi sformowaniami.

Dlaczego firmy posiadają zapasy?

Często wypowiadając sentencję Zarządzanie Częściami Zamiennymi lub ogólniej Zarządzanie Zapasami warto zastanowić się nad celowością trzymania zapasów. Zapasy to materiały, surowce, produkty i części zamienne, dlaczego więc większość firm to wszystko magazynuje? Jaki jest cel takiego działania?

W większości przypadków istnieją trzy główne przyczyny, dla których firmy inwestują w zapasy:

Umożliwienie dostaw dokładnie na czas (JIT)
Firmy inwestując w zapasy chcą być pewni, że dany produkt będzie dostępny wtedy, kiedy to będzie potrzebne. Zazwyczaj decyzja o inwestowaniu w zapasy jest podjęta na podstawie prowadzonej analizy, która to stwierdza, że bez zapasów wysoce prawdopodobna jest utrata zyskó Zyski te wynikają z ciągłej sprzedaży wyrobów do klienta, w przypadku zachwiania tej ciągłości generowane są straty, które czasem są liczone w setkach tysięcy, czy też milionach. Rzecz tak samo się ma w odniesieniu do części zamiennych. Inwestycje czynione właśnie w części zamienne mają zabezpieczyć przedsiębiorstwa przed przestojami na skutek braku jakiejś części do wymiany. Tok myślenia idzie w tym kierunku, że jeżeli jakaś część jest potrzebna to musi być dostępna na magazynie.
Zapewnienie efektywności
Popyt na poszczególne pozycje zmusza osoby odpowiedzialne do podjęcia decyzji o zakupie większej ilości danego asortymentu aniżeli jest to potrzebne na daną chwilę lub w krótkim okresie czasu. Sytuacja taka ma zazwyczaj miejsce w okresach sezonowości, gdzie prognozy pokazują zwiększone zapotrzebowanie, a co za tym idzie, generują zwiększenie ilości kupowanych produktów i tym samym każą inwestować w zapasy tychże produktó Jeżeli przyjrzymy się częściom zamiennym mechanizm jest taki sam. Wystarczy, że w krótkim okresie czasu będzie zwiększony popyt na jakieś części, a w sposób automatyczny podejmowana jest decyzja o zwiększeniu zapasów tego komponentu na magazynie.
Jako tymczasowe gromadzenie zapasów przed uruchomieniem realizacji dużych projektów
Ostatnia przyczyna, przez którą firmy inwestują w zapasy, to sytuacja, którą praktycznie każda firma w swoim istnieniu przynajmniej raz przeżyła, a w niektórych sytuacjach zdarza się cyklicznie. W tym przypadku weźmy sytuację, w której przygotowujemy się do dużej akcji promocyjnej nowego produktu. Zanim taka akcja się rozpocznie wcześniej gromadzone są zapasy produktu gotowego, a tym samym i surowców, aby sprostać przewidywanemu zapotrzebowaniu na nowy produkt. Tak samo rzecz się ma z częściami zamiennymi przed każdym większym remontem, postojem „wakacyjnym”, projektami inżynieryjnymi… Gromadzone są zapasy poszczególnych części, aby w momencie rozpoczęcia właściwych działań były one dostępne na miejscu.

Trzy wyżej wymienione przypadki powodują, że firmy spore fundusze inwestują w zapasy, zamrażając tym samym pieniądze na nieokreślony czas. Ta sytuacja sprawia, że coraz częściej właściciele, dyrektorzy szukają możliwości i sposobów, aby ten martwy moloch jak najbardziej uszczuplić.

Teoretyczne vs Praktyczne Zarządzanie Częściami Zamiennymi

Chcąc znaleźć jak najlepszą metodę kontroli zapasów części zamiennych sięga się często po rozwiązania opisane w klasycznej teorii zarządzania zapasami. Nie ma problemów z zapasami tych części, które są w ciągłym „ruchu”, czyli na codzień są zużywane i uzupełniane i tak do momentu całkowitego zaprzestania stosowania tychże surowców. Zarządzanie zapasami w takiej sytuacji jest stosunkowo proste dzięki stosowaniu podstawowych narzędzi kontroli: Lead Time, ROP, poziom Max, Poziom Min, Poziom Bezpieczeństwa, EOQ. Zależności te przedstawione są na poniższym rysunku, który przedstawia „wykres piły” obrazujący kontrolę zapasami wg metody kontroli ciągłej.

Z wykresu jasno i wyraźnie widać, że ruch części na magazynie odbywa się w sposób cykliczny. Widoczne są pewne punkty kontrolne, pierwszy z nich to poziom maksymalny, który nie jest w tym przypadku nigdy przekraczany. Wraz z upływem czasu poziom zapasów maleje, w końcu dochodzi do punktu ROP, który oznacza nic innego, jak złożenie zamówienia do dostawcy na określoną ilość danego SKU. Po złożeniu zamówienia widoczny jest dalszy spadek stanu magazynowego, po osiągnięciu poziomu bezpieczeństwa, stan magazynowy jest uzupełniony o ilość EOQ i zwiększa się do poziomu maksymalnego. Ilość EOQ jest dokładnie tą, która została zamówiona w momencie osiągnięcia ROP. W ten oto sposób widoczna jest cykliczność w przychodzie i rozchodzie poszczególnego SKU. Opis ten pokazuje modelowe podejście do kontroli zapasami.

Problem polega na tym, że rzeczywistość nie jest tak, jak to zostało pokazane wyżej. Dla części zamiennych w obszarze utrzymania ruchu „wykres piły” jest daleki od rzeczywistości. Poniżej przedstawiony jest wykres rozchodu części zamiennych w przeciągu jednego okresu rozliczeniowego, w tym przypadku 12 miesięcy.

Na wykresie można zauważyć kilka ważnych obszarów. Pierwsza rzecz, która rzuca się w oczy to poziom ROP. Dla tego konkretnego przypadku ROP jest równy 0. Co to oznacza? Tyle, że w tym przypadku nie rozróżniamy poziomu bezpieczeństwa. Dodatkowo możemy mówić o krótkim czasie dostaw, który jest na tyle satysfakcjonujący, że praktycznie nie musimy ustalać żadnego poziomu bezpieczeństwa. Taka sytuacje wcale nie jest niewłaściwa, gdyż wiele z magazynowanych SKU charakteryzuje się takimi cechami. Stąd też możemy uznać, że ROP jest na poziomie 0. Z drugiej strony pokazuje to różnicę pomiędzy powyższym wykresem, a prostym modelem teoretycznym przedstawionym wcześniej. Poziom maksymalny danego SKU jest równy 10, czyli nasz EOQ również jest równy tej wartości. Wynika to z prostej zależności, że Max=EOQ+Poziom Bezpieczeństwa. Na wykresie widzimy również obszary oznaczone literami A,B,C. Poniższe obszary zostaną opisane poniżej:

Obszar A: w tym obszarze widoczne są pewne ruchy pobrań i dostaw, niemniej jednak ważnym wnioskiem, jaki z niego wynika, jest brak systematyczności. Oznacza to tyle, że przez długi okres czasu widoczny jest brak jakichkolwiek „ruchów” magazynowych. W przeciwieństwie do sytuacji opisanej w modelu teoretycznym brakuje tutaj jakichkolwiek czynników, które mogłyby świadczyć powtarzalności. W dłużej perspektywie, przy stosowaniu klasycznych metod kontroli zapasów może dojść do takiego stanu, że części będące na magazynie nadawać się będą tylko i wyłącznie do złomowania, gdyż ich przydatność może być przeterminowana. W takiej sytuacji mówimy o „obsoletach”, czyli zestarzeniu się poszczególnych części i wycofaniu z dalszej eksploatacji, czyli pieniądze wyrzucane są na śmietnik!
Obszar B: objawia się zachowaniem jak przy klasycznym modelu kontroli zapasami. Niemniej jednak brakuje tutaj liniowości jak w modelu teoretycznym. W pierwszym obszarze też jest widoczny czas, podczas którego nie ma żadnych ruchów, po którym dochodzi do zużycia całego stanu magazynowego. Można przypuszczać, że miało to miejsce w przypadku zdarzenia awaryjnego, podczas którego wykorzystano cały zapas danego SKU. Sytuacja krótkiego czasu realizacji pozwala w krótkim czasie odbudować zużyty stan magazynowy.
Obszar C: objawia się drastycznym wzrostem poziomu zapasó Biorąc pod uwagę okres poprzedzający, czyli obszar B, jest niezrozumiałe, skąd bierze się nadmiar zapasów, skoro EOQ wynosi 10. Sytuacja ta ma miejsce w wielu przedsiębiorstwach. A skok zapasów o ponad 200% to wynik tylko i wyłącznie zwrotu wcześniej pobranych części. Zazwyczaj części pobierane z magazynu są w dużej mierze poza kontrolą co powoduje, że tak naprawdę nie ma realnej wiedzy na temat zapasów danego SKU w zakładzie. Wystarczy, że kilku techników pobierze części z magazynu do danej pracy i po jej zakończeniu, jeżeli owe części nie zostały zużyte, nie zwróci ich do magazynu, to w momencie robienia inwentaryzacji okazuje się, że poziom maksymalny danego SKU wcale nie jest na poziomie 10 sztuk, ale ponad 30 sztuk!

Podsumowanie

Tak więc wygląda rzeczywistość w zarządzaniu częściami zamiennymi. Z wyżej wymienionego faktu wynika wiele ciekawych wniosków, które pozwalają na opracowanie odpowiedniej strategii zarządzania częściami zamiennymi. To z kolei pozwoli faktycznie zredukować koszty utrzymania części zamiennych.

Chcąc to zrobić należy połączyć dwa podejścia teoretyczne z praktycznym i na tej podstawie stworzyć pewne procedury, które pozwolą na efektywne zarządzanie zapasami w obszarze utrzymania ruchu.